Haben Sie Richtlinien zur E-Mail- und Internetnutzung?

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sumaiya126
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Зарегистрирован: 16 сен 2020, 14:15

Haben Sie Richtlinien zur E-Mail- und Internetnutzung?

Сообщение sumaiya126 » 16 сен 2020, 14:20

Da das Internet und E-Mail zu einem wichtigen Bestandteil unseres Alltags geworden sind, müssen Arbeitgeber die Trennung zwischen Arbeit und Nichtarbeit klarstellen. Was jemand mit Freunden für angemessen hält, kann am Arbeitsplatz falsch sein. Jede Praxis muss über eine klare, schriftliche Richtlinie verfügen, um Verwirrung bei den Mitarbeitern darüber zu vermeiden, was akzeptabel ist und was nicht.
E-Mail-Datenbank des Unternehmens
Im Folgenden finden Sie einige einfache Schritte zum Implementieren einer Internet- und E-Mail-Richtlinie.

Persönlicher Gebrauch

In der Richtlinie sollte angegeben werden, ob und in welchem ​​Umfang persönliche E-Mails akzeptiert werden. Es kann akzeptabel sein, Ihren Mitarbeitern mitzuteilen, dass das Internet und die E-Mail aus persönlichen Gründen überhaupt nicht verwendet werden sollten. Jüngste Umfragen ergaben jedoch, dass fast 90 Prozent der Mitarbeiter ihre Unternehmens-E-Mails zum Senden und Empfangen persönlicher E-Mails verwendeten. In diesem Wissen ist es möglicherweise realistischer, die im Internet verbrachte Zeit für den persönlichen Gebrauch zu begrenzen.

Möglicherweise möchten Sie das Senden von Kettenbriefen und Massenmailings verbieten und das Senden oder Empfangen bestimmter E-Mail-Anhänge einschränken oder verhindern. Fügen Sie in jedem Fall Beispiele und klare Maßnahmen hinzu, die ergriffen werden, wenn diese Regeln verletzt werden.

Erinnern Sie die Mitarbeiter daran, dass E-Mail Eigentum des Unternehmens und des Mitarbeiters ist und dass sie E-Mails nicht für persönliche Nachrichten verwenden sollten. Der Hauptgrund für den Zugriff auf das Internet sollte geschäftliche Zwecke sein und das Unternehmen wird seine Nutzung jederzeit überprüfen. Eine klare Kommunikation mit den Mitarbeitern gibt den Ton für ein sichereres und produktiveres Büro an.

E-Mail-Risiken

In Ihrer Richtlinie sollten E-Mail-Risiken aufgeführt sein, um Benutzer auf die potenziellen schädlichen Auswirkungen ihrer Aktionen aufmerksam zu machen, insbesondere wenn sie eine mit der Praxis verknüpfte Adresse haben. Weisen Sie Benutzer darauf hin, dass das Senden einer E-Mail dem Senden einer Postkarte gleicht. Wenn Sie nicht möchten, dass diese auf einem schwarzen Brett veröffentlicht wird, senden Sie sie nicht.

Verstehen Sie, dass der Arbeitgeber in vielen Fällen für alle Informationen verantwortlich ist, die auf oder von seinen Systemen übertragen werden. Eine Praxis kann auch haftbar gemacht werden, wenn einer ihrer Mitarbeiter eine E-Mail mit einem Virus sendet. Nur weil der Mitarbeiter sein AOL- oder Hotmail-Konto verwendet, bedeutet dies nicht, dass es nicht auf Ihr Büro zurückgeführt werden kann.
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Verbotener Inhalt

In Ihrer Richtlinie sollte klar angegeben sein, dass das E-Mail- und Internet-System nicht zum Erstellen oder Verteilen von anstößigen oder störenden Nachrichten verwendet werden darf, einschließlich Nachrichten mit anstößigen Kommentaren. Lassen Sie die Mitarbeiter wissen, dass E-Mails mit solchen Inhalten unverzüglich ihrem Vorgesetzten gemeldet werden sollten. Fügen Sie erneut Beispiele und klare Maßnahmen hinzu, die ergriffen werden, wenn diese Regeln verletzt werden.

Das Personal informieren

Wenn Sie die E-Mails Ihrer Mitarbeiter oder deren Internetnutzung überwachen möchten, müssen Sie dies in Ihrer E-Mail-Richtlinie angeben. Warnen Sie Ihre Mitarbeiter, dass sie keine Erwartungen an den Datenschutz bei der E-Mail- oder Internetnutzung im Büro haben sollten. Geben Sie außerdem an, dass die Praxis Nachrichten ohne vorherige Ankündigung überwachen kann, aber nicht dazu verpflichtet ist. Wenn Sie nicht erwähnen, dass das Unternehmen nicht verpflichtet ist, Nachrichten zu überwachen, kann ein Mitarbeiter, der eine anstößige Nachricht erhält, möglicherweise die Praxis verklagen, weil er dieses Material nicht blockiert hat.

Reagieren Sie schnell auf Beschwerden von Mitarbeitern

Wenn sich ein Mitarbeiter über anstößige E-Mails oder die Internetnutzung beschwert, müssen Sie das Problem schnell beheben. Es sollten Richtlinien vorhanden sein, die genau beschreiben, wie solche Beschwerden behandelt werden. Die Mitarbeiter müssen außerdem aufgefordert werden, sich zu melden, wenn eine unangemessene E-Mail- oder Internetnutzung festgestellt wird.

Überwachung der E-Mail- oder Internetnutzung

Der einzig sichere Weg, um sicherzustellen, dass keine Richtlinienregeln verletzt werden, ist die Überwachung der individuellen E-Mail- und Internetnutzung. Eine solche Richtlinie könnte vor Gericht hilfreich sein, da sie zeigt, dass die Praxis proaktiv war, um anstößiges Material aus dem Büro fernzuhalten.

Ein Überwachungsprogramm kann zwar aus rechtlicher Sicht hilfreich sein, Sie sind sich jedoch auch der Spam- und Virenprobleme bewusst, die Ihr System betreffen können. Da im Internet verschiedene Bedrohungen für Ihr System lauern, werden durch die Einführung einer Richtlinie die Vorteile der Überwachung der Nutzung hervorgehoben.

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